Az elektronikus számla elterjedése mindenképpen pozitív változást hozhat a jövőben, hiszen költséghatékony, fehéríti a gazdaságot és nem mellékesen még környezetkímélő szerepe is van. Nézzük át, hogy mindezt, hogyan is kell elképzelni.
Papíralapú vagy elektronikus számlázás?
Jelentős előnyökkel jár az e-számla, ezért több ország adóhatásága megsürgetné és mielőbb elektronikus útra terelné a vállalkozásokat. Így az adócsalások is lényegesen visszaszoríthatóak lesznek és az adóbevételt is növelni tudnák. Továbbá nem elhanyagolható szempont, hogy az adminisztrációs költségeket is nagymértékben le tudja csökkenteni az elektronikus számlázás. Amíg egy papíralapú számla ráfordítása átlagosan 10 euróba kerül, addig az e-számla bevezetésével 60-70%-os költségcsökkenés érhető el. A költségmegtakarításon felül a digitalizáció elterjedése a vállalatokban az üzleti hatékonyságot is növelheti.
Az e-számláról bővebben
Az áfatörvény alapján az elektronikus számla olyan számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be és amely tartalmazza a törvényben előírt adatokat. Tulajdonképpen a számlakibocsátás és a befogadás módját kell megvizsgálnunk, ha már a kettő közül az egyik nem elektronikus úton teljesült, nem beszélhetünk elektronikus számlázásról. Fontos megemlíteni, hogy a befogadás nem feltétlenül igényel előzetes írásbeli megállapodást, mivel a jogszabály ezt nem teszi kötelezővé.
Milyen a megfelelő elektronikus számla?
Az e-számla meghatározása alapján felvetődhet a kérdés, hogy egy e-mailben átküldött pdf-formátumú számla elektronikus bizonylatnak minősül-e? A válasz: igen, ha elektronikusan fogadták azt be. Az más kérdés, hogy vajon megfelel az elektronikus számlával szemben támasztott egyéb követelményeknek. Hasonlóképpen a papíralapú számlákhoz, az e-számlák esetében is biztosítani kell:
- a számla eredetének hitelességét,
- a számla adattartalmának sértetlenségét és
- a számla olvashatóságát
Továbbá, elektronikus számlázás esetén is számolnunk kell a megőrzési kötelezettséggel, amely a számla kibocsátójára és befogadójára egyaránt vonatkozik, így az archiválási rendeletnek megfelelően kell eljárniuk. Az archiválási rendelet követelményeivel kiegészülve az elektronikus számlát védeni kell:
- a törlés,
- a megsemmisítés,
- a véletlen megsemmisülés,
- az utólagos módosítás, valamint
- a jogosulatlan hozzáférés ellen is.
Ezen feltételek együttes teljesülése esetén beszélhetünk megfelelő elektronikus számláról és annak megfelelő archiválásáról.
Ha a blogban megjelent írással kapcsolatban kérdése merül fel vagy a témában pontos információkra lenne szüksége, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot, szakértő kollégáink a segítségére lesznek!